Die Kölner Wirtschaft boomt. Immer mehr Unternehmen siedeln sich in der Stadt an und tragen dazu bei, dass der Standort Köln noch attraktiver wird. Nach dem vor wenigen Jahren eröffneten Mediapark wird nun der Rheinauhafen ausgebaut. Grund für den Erfolg ist sicher auch die Arbeitseffektivität, die in vielen Unternehmen immer weiter verbessert wird.
Ordnung im Büro und innovative Lösungen zur Beschleunigung von Arbeitsabläufen sind inzwischen unabdingbar für den unternehmerischen Erfolg.
In keiner Branche können es sich die Firmen leisten, wertvolle Ressourcen zu verschwenden und unökonomisch zu arbeiten. Das gilt ganz besonders für die Beschleunigung von internen Arbeitsabläufen. Chaos kann sich niemand leisten und eine ordentliche Organisation ist essenziell für den Erfolg eines Unternehmens und die Motivation seiner Mitarbeiter. Studien haben ergeben, dass Menschen bis zu 20 Prozent ihres Arbeitsalltags mit Suchen verbringen. Eine Reduzierung dieser Zeit würde sowohl dem Unternehmen als auch dem Arbeitnehmer zugute kommen.
Einheitliche Richtlinien schaffen
Die Ordnung im Büro ist ein leidiges Thema und jeder kennt es, wenn sich auf vielen Schreibtischen Akten und Dokumente stapeln. Leicht geht dabei etwas verloren, denn niemand hat einen kompletten Überblick über den Standort aller Dokumente. Auch die Kennzeichnung vieler Ordner und Akten lässt zu wünschen übrig. Einheitliche Standards können hier viel Zeit und Energie sparen. Intelligente Lösungen für das Büro wie zum Beispiel Mediaform Etiketten helfen hier weiter. Der richtige Einsatz von Etiketten und anderen Kennzeichnungen erleichtert die Organisation der täglichen Arbeit erheblich. Dokumente können besser geordnet und abgelegt werden und auch das Auffinden wird durch eine klare Kennzeichnung erleichtert. Ist ein Mitarbeiter beispielsweise dann einmal außer Haus, dann kann sich seine Vertretung durch eine einheitliche Kennzeichnung viel besser zurechtfinden. Der Einsatz von Barcodes kann die Standortbestimmung von Objekten und ihr Auffinden ebenfalls deutlich erleichtern.
Externe Hilfe bei der Büroorganisation
Neben intelligenten Lösungen bei der Kennzeichnung können weitere Maßnahmen einen ökonomischen Ablauf im Büro ermöglichen. Alle Abteilungen sollten nach denselben Prinzipien organisiert sein. Das Ablagesystem muss für jeden Mitarbeiter sofort zu durchschauen sein, eine strenge Orientierung an den Richtlinien ist daher oberste Pflicht. Da in vielen Unternehmen bereits seit Jahren festgefahrene Strukturen herrschen, ist es häufig hilfreich, professionelle, externe Experten zu engagieren. Berater für Büroorganisation untersuchen die Abläufe und die Ablagesysteme in den Büros der Unternehmen und suchen nach Möglichkeiten, diese zu optimieren. Unnötige Arbeitsabläufe werden abgestellt, ein einheitliches Ordnungskonzept sowie Strategien entwickelt, um ein erneutes Aufkommen der Probleme zu verhindern. Wichtig ist es vor allem, die Mitarbeiter einzubinden, denn sie entscheiden letztendlich über Erfolg oder Misserfolg der Maßnahmen. Ein von oben diktiertes Konzept wird in der Regel scheitern und so ist es häufig nicht praktikabel und die Mitarbeiter fühlen sich bevormundet.