Benimm-Regeln fürs Büro: Der korrekte Umgang in der Arbeitswelt

Die Etiketten in der modernen Arbeitswelt sind zwar lockerer geworden. Dennoch gibt es bestimmte Regeln für den Umgang mit Chef und Kollegen, die man einhalten sollte. CityNEWS gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Benimm-Regeln im Job!

• Das generelle Auftreten: Selbstverständlich kommt es im Berufsleben vor allem auf die persönlichen Fähigkeiten und Fachkenntnisse an. Doch wer von Chef und Kollegen gleichermaßen geschätzt werden möchte, sollte sich um eine gewisse Kontinuität im täglichen Auftreten bemühen. Und die wird von drei Grundsätzen geprägt – nämlich Freundlichkeit, Höflichkeit und Pünktlichkeit.

• Bloß nicht zu cool: Gerade wer neu in ein Team kommt, sollte seine verständliche Scheu nicht hinter einer Fassade der Coolness verstecken. Besonders lautstarkes Gebaren und sogar Geprahle mögen weder Chefs noch Kollegen. Viel geschickter ist es, durch Leistung, statt durch Worte zu „glänzen“. Auch hier sind es wieder drei Verhaltensweisen, auf die man setzen sollte. Nämlich: Zurückhaltung, Respekt und Anerkennung. Halten Sie sich mit Ihrer Meinung eher zurück. Beweisen Sie der Leistung anderer gegenüber Respekt und kennen Sie neidlos an, wenn andere gute Ergebnisse erzielen. Dabei dürfen Sie sogar gelegentlich und wenn es tatsächlich angebracht ist andere loben.

• Nicht gleich duzen: Nur in ganz speziellen Branchen (wie z.B. Medien, Werbung) wird fast nur noch geduzt. Dort auf ein „Sie“ zu bestehen, wäre lächerlich. Ansonsten gilt aber nach wie vor: Nur der Ranghöhere, nicht etwa der Ältere, darf das „Du“ anbieten. Das kann man zwar streng genommen ablehnen, ratsam ist es jedoch nicht. Es könnte als Zurückweisung empfunden werden. Wurde das Duzen bei einer Betriebsfeier begonnen, sollte man am anderen Tag auf die Anrede des Chefs warten und schauen, ob er noch dabei bleibt.

• Besser auf Abstand bleiben: Man spricht hierbei von der beruflichen Distanzzone und die beträgt in Deutschland etwa eine Armlänge. Selbst dann, wenn Sie privat ein sehr kontaktfreudiger Mensch sind, sollten Sie im Beruf diese körperliche Distanz wahren. Das gilt in besonderem Maße zu Beginn der Jobaufnahme. Vermeiden Sie es auch, Ihren Gesprächspartner beispielsweise am Arm zu berühren. Selbst dann, wenn er Ihnen sympathisch ist. Zum Chef sollte der körperliche Abstand sogar mindestens zwei Meter betragen.

• Immer ruhig bleiben: Auch, wenn gerade buchstäblich „die Hölle brennt“ und Sie unter enormem Stress stehen, sollten Sie stets Ruhe und Respekt bewahren. Wutverzerrte Mimik und Schreien kommen niemals gut an. Auch wer sich nur ein einziges Mal „vergisst“, wird diesen Makel nur schwer wieder los. Denn leider gräbt sich gerade so ein Fehl- Verhalten besonders lange ins Gedächtnis der Anderen ein. Nehmen Sie auch Kritik stets ruhig und aufmerksam an. Und üben Sie selbst Kritik anderen gegenüber immer nur unter vier Augen und in höflichem Ton.

• Ordnung ist auch das halbe Jobleben: Egal, wie der Arbeitsplatz generell beschaffen ist, Sie sollten hier unbedingt für Ordnung sorgen und diese vor allem zum Feierabend hin schaffen. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz signalisiert auch dem Chef: Hier arbeitet jemand gewissenhaft. Mal ganz abgehen davon, dass auch Sie selbst in einem Chaos schnell die Übersicht verlieren.

• Handys aus: Besonders all jene, die mit anderen in einem Büro arbeiten, sollten ihr Handy ausschalten oder zumindest auf „stumm“ stellen. Denn Anrufe und Gespräche sowie SMS-Getippe sind nicht nur lästig für die Kollegen. Sie halten diese und auch den Betroffenen von der konzentrierten Arbeit ab. In Besprechungen sind sie sogar völlig tabu, lästiges Handy-Klingeln ist ausgesprochen unhöflich.

Was Sie beim Mailen beachten sollten

Geschäftliche Mails ersetzen heute immer mehr Telefonate oder gar persönliche Gespräche. Eine Tatsache, über die man nicht unbedingt glücklich sein muss, doch einstellen sollte man sich darauf dennoch.

Auch für den Mail-Verkehr gibt es einige grundlegende Regeln:

• Mit Sorgfalt schreiben: Machen Sie sich stets bewusst, dass die E-Mail ja eine Art Brief ist, der von Ihnen verschickt wird. Wählen Sie also die Worte mit Bedacht. Vermeiden Sie häufige Wortwiederholungen sowie Ketten- bzw. Schachtelsätze. Und natürlich müssen auch hier Rechtschreibung und Grammatik stimmen.

• Bitte keine Ironie: Während man in einem direkten Gespräch mit Augenkontakt durch die Mimik oder den passenden Unterton kleinere Spitzzüngigkeiten noch entsprechend als solche kennzeichnen kann, fällt diese Ausdeutung in der Mail weg. Daher sollte in Job-Mails besser auf ironische Bemerkungen verzichtet werden.

• Keine Abkürzungen: Weiß der Adressat auch mit Sicherheit, was sich dahinter verbirgt? Um Missverständnissen vorzubeugen, sollte selbst die ganz profane Wortwahl stets mit Blick auf das eindeutige Verständnis des Empfängers überprüft werden. Deshalb sind auch kryptische Abkürzungen in Job-Mails immer tabu.

• Zitierte Antwort einstellen: Beim Beantworten der Mail sollte die zitierte Antwort mit eingestellt werden. So sehen Absender und Empfänger, worauf Bezug genommen wird. Und auch bei einem mehrfachen Mail-Verkehr sollte nicht auf die Anrede verzichtet werden. Denn anders als im Messenger-Programm wird hier das Gespräch immer wieder neu begonnen.

• Betreff stets angeben: So weiß die angemailte Person schon auf den ersten Blick, worum es in der Mail geht. Das ist nicht nur nützlich, sondern wirklich gutes Benehmen.

• Bei komplizierten Sachverhalten telefonieren: Schwierige oder sehr komplexe Angelegenheiten sollten besser nicht per Mail diskutiert werden. Greifen Sie dann lieber zum Telefonhörer oder suchen Sie den Geschäftspartner – wenn möglich – persönlich auf. Eine positive Klärung ist immer noch am besten durch den persönlichen Kontakt zu bewerkstelligen.

• Bitte keine Smileys: Die sehen zwar hübsch aus. Doch im Berufsgebaren „gehen“ sie wirklich nur, wenn man den Adressaten sehr gut kennt und eventuell auch privat befreundet ist. In der geschäftlichen Kommunikation haben Smileys und ähnliches nichts verloren.

Autor: Redaktion/ Bundesagentur für Arbeit