Richtlinien zum Datenschutz in Unternehmen sachgerecht umsetzen

Heute zählen Daten mit zu den wertvollsten Gütern eines jeden Unternehmens. Sachgerechter Schutz dieser Daten ist dabei unabdingbar, um diese vor Verlust oder Fremdzugriff zu bewahren. Nicht nur große Unternehmen, auch Firmen kleiner und mittlerer Größe sollten entsprechende Maßnahmen ergreifen. Leider wird der Datenschutz in vielen Unternehmen noch zu wenig beachtet. Insbesondere junge Gründer und Startups sind in vielen Fällen mit der sachgerechten Sicherung überfordert.

Noch wird Datenschutz zu wenig beachtet

Ein viel zu großer Teil der Unternehmen in Deutschland sichert unternehmensinterne Daten entweder gar nicht oder nur sehr unregelmäßig. Dabei ist das Risiko eines Datenverlust aus unterschiedlichen Gründen heute höher als jemals zuvor. Viren, Trojaner aber auch Softwarefehler oder schlicht menschliches Versagen können dafür sorgen, dass Teile oder gar die gesamten Daten des Unternehmens verloren gehen, teilweise mit drastischen Folgen. Im schlimmsten Fall kann ein Unternehmen nach einem gravierenden Datenverlust Insolvenz anmelden. Wenn man ein paar grundlegende Dinge beachtet, ist es jedoch nicht schwer eine sachgerechte Sicherung der Daten zu erstellen.

Regelmäßige Backups durchführen

Backups, welche in regelmäßigen Abständen erfolgen, sind die beste Methode um Daten vor einem Verlust zu schützen. Dabei reicht es jedoch nicht aus, Backups einzelner Rechner auf eben diesen zu erstellen. Eine Sicherung sollte immer auf externen Datenträgern erfolgen, damit die gesicherten Daten unabhängig von der Unternehmensinfrastruktur erfolgen. Dabei kann man unterschiedliche Methoden wählen. Externe Festplatten bieten sich je nach Datenvolumen ebenso an wie USB Sticks oder auch das Speichern in einer Cloud.

Wie die regelmäßigen Abstände gewählt werden und welche Art der Speicherung die jeweils sinnvollste ist, hängt nicht zuletzt mit der individuellen Situation des Unternehmens zusammen. Fallen nur wenige Dateien an, reicht beispielsweise ein wöchentliches Backup auf einem USB Stick aus. Besonders bei großen Datenmengen bietet sich jedoch ein mitunter tägliches Backup auf einem Cloud-basierten Server an.

Backups möglichst automatisieren

Um eine besondere Sorgfalt zu garantieren, empfiehlt es sich die Backups zu automatisieren. Diverse Softwarelösungen bieten hier eine schnelle und unkomplizierte automatische Sicherung der Daten an. Diese Backup-Software kann individuell eingerichtet werden und den Ansprüchen des Unternehmens angepasst werden.

Sofern man eine Cloud-Lösung für die Sicherung wählt, ist es unabdingbar, die Daten zu verschlüsseln, um sie vor fremden Zugriff zu schützen. Auch bei externen Datenträgern bietet sich eine solche Verschlüsselung an. Hierzu stehen wiederum unterschiedliche Arten von Verschlüsselungssoftware zur Verfügung, die sich je nach Bedarf für eine Verschlüsselung nutzen lassen.

Auf schnelle und stabile Internetverbindung achten

Datenschutz im Bezug auf im Internet gelagerte Dateien bedarf zusätzlicher Faktoren, auf die zu achten ist. Eine stabile und schnelle Internetverbindung beispielsweise ist Grundvoraussetzung für die Datensicherung in der Cloud. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Daten auch schnell und sicher übersendet werden können. Neben der Upload-Geschwindigkeit ist hier auch die Ausfallsicherheit der Internetverbindung zu erwähnen. Business-Lösungen für Unternehmen sind speziell auf diese Bedürfnisse abgestimmt und bieten im Vergleich zu Privatanschlüssen diverse Vorteile.

Insbesondere Gründer können dabei von einem speziellen Gründerpaket profitieren, welches derzeit vom Anbieter Unitymedia Business angeboten wird. Das derzeit rabattierte Gründerpaket richtet sich an junge Firmeninhaber, die sich vor bis zu 3 Jahren selbstständig gemacht haben. Hier drin enthalten sind finanzielle Vorteile im Wert von mehr als 450 Euro – die Vertragsbestandteile setzen sich wie folgt zusammen:

• hohe Bandbreite (150 Mbit/s Download, 10 Mbit/s Uploadgeschwindigkeit)
• Bereitstellungsgebühr entfällt (Ersparnis von 99,90 Euro)
• in den ersten 6 Monaten fällt keine Grundgebühr von je 34,90 Euro an
• im Falle einer Geschäftsaufgabe ist der Vertrag jederzeit kündbar
• statische IP Adresse auf Wunsch inkl. – erweiterbar auf 4 Adressen
• weiterhin wird das Programm lexoffice für ein Jahr kostenlos zur Verfügung gestellt (was einer Ersparnis von 178,80 Euro im Vergleich zum Kauf entspricht)

Gesetzliche Vorschriften bei personenbezogenen Daten beachten

Sofern das Unternehmen auch personenbezogene Daten verarbeitet, müssen weitere Aspekte beachtet werden. “Verarbeiten” bedeutet in diesem Zusammenhang das Erheben, Speichern, Verändern, Nutzen oder auch Übermitteln von personenbezogenen Daten. Je nach Umfang der Daten muss hier gegebenenfalls sogar ein eigener Datenschutzbeauftragter bestellt werden, der sich um die Gesamtheit des Datenschutzes verantwortlich ist.

Zudem sollte eigentlich ab Anfang 2018 neben der deutschen Gesetzgebung auch die EU-Datenschutz-Grundverordnung greifen, welche alle Aspekte regelt. Dieses wird sich nun allerdings um eine gewisse Zeit verschieben und vermutlich erst im Herbst 2018 in Kraft treten, möglicherweise sogar erst 2019. Bei Verstößen gegen diese Grundverordnung drohen Firmen und deren Inhabern erhebliche Strafen, daher ist es besonders wichtig sich hier gründlich über Anforderungen, die das jeweilige Unternehmen erfüllen muss zu informieren.

Datenschutzbeauftragter wird öfter notwendig

Durch die sich ändernde Rechtslage wird es in Zukunft öfter notwendig für Unternehmen sein, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Ob eine Bestellungspflicht vorliegt, muss immer im Einzelfall geprüft werden. Neu ist unter anderem, dass auch Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern unter gewissen Voraussetzungen einen eigenen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen. Alle relevanten Informationen zur neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung findet man hier.

Wie man sieht, ist der Datenschutz heute wichtiger als jemals zuvor. Zum einen, um die Unternehmensdaten zu schützen, zum anderen auch, um personenbezogene Daten gesetzeskonform zu sichern. Da das Thema durchaus komplex ist, ist es unumgänglich, sich in diesem Bereich zu informieren und die notwendigen Schritte einzuleiten.