Virtuelle Maschinen ersetzen Hardware

Will man heute ein Büro einrichten, steht man vor anderen Fragen als noch vor zwanzig Jahren. Statt zahlreicher riesiger und schwerer Maschinen, muss man sich heute mit mehr und mehr intelligenter Technik auseinandersetzen, die oft in eine kleine unscheinbare graue Kiste passt: Den Computer.

Alles aus einer Dose

Egal ob Adressbuch, Filofax, Terminkalender oder Akten – Dass alles an Schreibkram und Verwaltungspapieren in den PC geht, ist schon lange nichts Neues mehr. Doch inzwischen braucht man sich auch für viele andere Dinge keine zusätzlichen Maschinen mehr anzuschaffen. Alles, was man zum Betreiben einer funktionierenden Büroinfrastruktur braucht, geht über das Internet und viel virtuellen Speicherplatz. Ohne zahllose zusätzliche Kabel und Apparate kann man eine Telefonanlage aufbauen, die alle Funktionen bietet, die einem früher bestenfalls das Fräulein vom Amt bieten konnte. Unzählige Nummern, Anklopf-, Makel- und Konferenzfunktionen gibt es per Tastendruck und statt der Haustechnik braucht es nur noch ein kompetentes IT-Management um die Dinge am Laufen zu halten. Auch Fax und Drucker werden über das Netzwerk gesteuert und das oft sogar kabellos. Eine enorme Arbeitserleichterung und vor allem Platzersparnis. Dazu kommt die Kostenersparnis für die Hardwarekomponenten, deren Wartung und die immer wieder fällige Neuanschaffung, wenn etwas veraltet ist oder zumindest als veraltet gilt.

Kleine Unternehmen mit großem Auftritt

Dank der IT-gestützten Funktionen, die ein Büro für seine Kommunikationsleistungen in Anspruch nehmen kann, ist es auch kleinen Start-Ups oder sogar Ein-Mann-Betrieben möglich, von Anfang an in Sachen Professionalität mit den ganz großen Unternehmen mitzuhalten. So können virtuelle Warteschleifen, Anrufannahmen oder sogar extern beauftragte Telefonisten den Eindruck eines mindestens mittelgroßen Unternehmens erwecken. Die professionelle Beantwortung von Anfragen durch automatisierte E-Mail Systeme verkürzt die Wartezeiten von Kunden mit Standardanfragen. Professionell gestaltete Briefköpfe, Visitenkarten und Rechnungslayouts, die kostengünstig online erstellt und zum Druck gegeben wurden, machen einen hoch professionellen Eindruck. Mit geringeren Kosten wird mehr möglich. Auch die Speicher- und Rechenkapazitäten eines Betriebes können inzwischen mit wesentlich einfacheren Mitteln erhöht werden als das früher der Fall war. Per Cloud-Computing müssen keine eigenen Server angeschafft und betrieben werden, sondern die Speicherkapazitäten werden über die Internetverbindung ausgelagert. Mit wachsenden technischen Möglichkeiten wird es vielleicht bald unmöglich werden, anhand von Telefonkontakt, Internetseiten oder technischen Kapazitäten den Ein-Mann-Betrieb vom Großkonzern zu unterscheiden. Beispielhaft dafür stehen schon heute die großen wie kleinen Internetshops. Je nach Know-How über Webdesign und Usability wirkt der Webauftritt eines kleinen Shops oftmals wesentlich professioneller als viele Seiten, die die großen Konzerne präsentieren.