Klare Absprachen und Disziplin helfen gegen den Stress im Büro

Klare Absprachen und Disziplin helfen gegen den Stress im Büro copyright: pixabay.com
Klare Absprachen und Disziplin helfen gegen den Stress im Büro
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Stress im Büro ist unvermeidbar – egal in welchem Beruf und welcher Branche. Entscheidend ist, ihn so klein wie möglich zu halten und dafür klare Absprachen zu treffen. Wenn sich dann alle Beteiligten diszipliniert daran halten, verschwindet der Stress auf der Arbeit zwar nicht. Aber er überschreitet nicht die Schwelle, ab der er die Qualität der Arbeit beeinträchtigt und die Belegschaft krank macht.

Strukturen schaffen: räumlich, zeitlich, sachgerecht

Strukturen schaffen: räumlich, zeitlich, sachgerecht
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Strukturen gegen den Stress im Büro sind ebenso vielfältig wie die Gründe dafür. Bei Tätigkeiten mit Publikumsverkehr helfen Terminsetzung und Durchsetzung der Zeitplanung. Raum für Großzügigkeit ist nur dann vorhanden, wenn jemand ohne Absage nicht erscheint. Dieses Zeitfenster steht dann gerne für einen Kunden zur Verfügung, dessen Anliegen länger dauert als üblich. Für alle anderen gibt es einen weiteren Termin – der ist dann bei Bedarf länger als normalerweise. Wo viele Telefonate anstehen, ist ein Headset mit Kopfhörer und Mikrofon Pflicht. Dabei sinkt automatisch die Sprechlautstärke und damit der gesamte Geräuschpegel im Büro.

Wichtig ist generell eine räumliche Trennung, die den sachlichen Anforderungen an die Arbeit folgt. Es gibt überall Routineaufgaben und Dinge, die eine schnelle Erledigung fordern. Im Gegensatz dazu stehen größere Projekte: kreative, planende und strukturierende Tätigkeiten, die Ruhe benötigen. Sie gehören räumlich voneinander getrennt: weg von der Unruhe durch Telefon und Kundenverkehr.

Konzentrationsräume bilden bei tagesaktuellem Druck

Gute Strukturen sorgen für Übersicht im Büroalltag, was zu weniger Stress führt. copyright: pixabay.com
Gute Strukturen sorgen für Übersicht im Büroalltag, was zu weniger Stress führt.
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Ein gutes Beispiel für Strukturen gegen den Stress im Büroalltag bilden vielleicht Nachrichtenredaktionen. Egal ob Tageszeitung, Online-Newsportal, Rundfunk- oder Fernsehen: Ständig passiert etwas, das die ursprüngliche Planung für die nächsten Stunden durcheinanderwirft. Dafür gibt es Kollegen, die ausdrücklich nur dafür im Dienst sind, darauf zu reagieren. Sie halten jenen den Rücken frei, die unter anderem eine Artikelserie, die Wochenendbeilage oder eine Sonderseite planen.

Die Überlegung zum Beispiel, an welche Firma gegen Bezahlung Aufträge vergeben werden, sollte in Ruhe stattfinden. Eine schnelle, unüberlegte Entscheidung kostet vielleicht Geld und Nerven. Steht der Druck von Beilagen, Infoflyern, Broschüren, Einladungen oder Ähnliches an, sollte in Ruhe überlegt werden, an welche Firma gegen Bezahlung Aufträge vergeben oder welche Werbemaßnahmen im Printbereich durchgeführt werden.

Vereinbarungen durchsetzen – gegen die Störer und Stress im Büro

Vereinbarungen durchsetzen – gegen die Störer
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Jede Absprache über Strukturen gegen den Stress im Büroalltag hilft. Sie ist aber nur so gut wie die Bereitschaft aller Beteiligten, sich daran zu halten. In jeder Belegschaft gibt es Kollegen, die fest von der Bedeutung aller Spielregeln überzeugt sind. Aber nur, wenn sie für alle anderen gelten – für sie selbst natürlich nicht. Wenn es von diesem Typ Mensch zu viele im Büro gibt, hilft den gutwilligen Mitarbeitern nur das Gespräch mit Vorgesetzten.

Besser ist es, wenn sich der Erfolg klarer Absprachen zeigt und die überwiegende Mehrheit der Belegschaft die Regeln mitträgt. Dann lassen sich die Störer auch ohne den Umweg über die Chefetage auf Linie bringen. Manchmal helfen schon kleine, symbolische „Strafen“: zum Beispiel ein Euro in die Kaffeekasse. Bei hartnäckigen „Foulspielern“ muss es vielleicht die „gelbe Karte“ sein: ein ernsthaftes, kontroverses Gespräch, bei dem es auch laut werden darf.