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Diese Zahlen sind nicht von Pappe: laut Statista, dem Statistik-Portal, lag der Pro-Kopf-Verbrauch an Papier in Deutschland in 2014 bei nahezu 250 Kilogramm. Leider ein weltweiter Spitzenwert. Ein elektronisches Dokumentenmanagement schafft Abhilfe.
Der weltweitee Spitzenwert, welcher vielleicht auch daraus resultiert, dass Deutschland sicherlich in einem Wildwuchs aus unüberschaubaren Regelungen, unsinnigen Vorschriften und überflüssigen Gesetzen erstickt.
Im Vergleich dazu China, allerdings mit Zahlen aus dem Jahr 2012. China hat den weltweit höchsten Verbrauch an Papier und Pappe, wenig überraschend bei einer Einwohnerzahl von weit über einer Milliarde Menschen. Entsprechend der hohen Bevölkerungszahl liegt der Pro-Kopf-Verbrauch bei 74 Kilogramm. Weltweit lag er im Jahr 2012 bei 57 Kilogramm.
Zahlen, die auf den ersten Blick Deutschland nicht sonderlich gut aussehen lassen. Allerdings, auch das weiß Statista, liegt die Bundesrepublik bei der Recyclingquote von Papierverpackungen seit 2011 bei über 99 Prozent. Eine Möglichkeit, die Papierflut in Unternehmen einzudämmen, besteht in der Einführung beziehungsweise Optimierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Von Verbandsseite wird DMS, wahlweise auch der englische Begriff ECM für Enterprise Content Management: „Enterprise Content Management umfasst die Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten im ganzen Unternehmen.“
DMS bindet Kunden, Partner und Zulieferer in Projekte ein
Längst hat das DMS seine ursprüngliche Intention als reine Archivmaßnahme oder Aufbau einer Bibliothek hinter sich gelassen. Innerhalb von Unternehmen kann das Dokumentenmanagement auf einzelne Abteilungen beschränkt bleiben, ebenso aber alle Stützpunkte weltweit mit einbeziehen und sekundenschnellen Zugriff auf benötigte Informationen liefern. Der Bogen spannt sich sogar noch weiter. Denn bei der Umsetzung komplexer Prozesse erlaubt ein DMS auch die Einbindung von Kunden, Partnern und Zulieferern, damit alle Projektbeteiligte auf dem gleichen Wissensstand sind und Missverständnisse ausbleiben.
Weitere Vorteile des Dokumentenmanagements sind Einsparungen bei Druck und Versand, weniger benötigter Raum für Archive sowie rasche Zugriffszeiten auf dringliche Unterlagen. Alle genannten Vorteile ermöglicht die Dokumentenmanagement Software von ESCRIBA. Als elektronische Akte kommt ein Schriftstück mit einem Mausklick in unterschiedlichen Varianten zum Empfänger. Das Kundenagebot, die Version samt Kalkulation für die Führungsebene sowie Kopien etwa für den Vertrieb und Einkauf sind lückenlos nachvollziehbar, die elektronische Akte liegt zentral, übersichtlich und schnell auffindbar für alle Beteiligten.
Letztendlich ist Escriba auch bei so profanen Dingen wie dem Erstellen von Serienbriefen eine nicht zu unterschätzende Anwendung. Word und Excel haben dabei ausgedient, ebenso die damit einhergehenden Fehlerquellen. Serienbriefe erstellt mit dem Dokumentenmanagementsystem von Escriba sind eine professionelle Lösung mit deutlicher Verbesserung von Qualität und Performance.
