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Jeder Arbeitnehmer, der eine neue Arbeitsstelle antritt, kennt das Procedere. Zu Beginn werden alle für den neuen Job benötigten Daten abgefragt. Diese werden dann gesammelt und in einer personenbezogenen Akte zusammengefasst. Hier werden dann in der Regel die Bewerbung, der Lebenslauf aber auch persönliche Daten, beispielsweise die Kontoverbindung oder die Krankenkassendaten gesammelt. Bis vor nicht allzu langer Zeit erfolgte die Ablage nur im Papierform und ggf. noch in Form z.B. einer Excel-Datei. Wurden Informationen benötigt, musste die Akte in die Hand genommen und die Dokumente durchgesehen werden. Gerade in größeren Unternehmen oft eine zeitaufwendige Angelegenheit. Abhilfe soll hier die digitale Personalakte schaffen.
Mittlerweile werden Informationen digital abgelegt
Bei der digitalen Personalakte handelt es sich um ein Programm, mit dessen Hilfe sämtliche Daten eines Mitarbeiters verwaltet werden können. Damit wird die traditionelle Akte ergänzt und die Personalarbeit erleichtert. Die Mitarbeiter der Personalabteilung sind so in der Lage, zu jeder Zeit notwendige Informationen abzurufen, z. B. bei Beförderungen oder Krankmeldungen. Auch der Austausch von Daten mit externen Partnern wie Steuerberater oder Krankenkassen wird durch die digitale Personalakte erleichtert. Dokumente können eingescannt und problemlos hinzugefügt werden.
Die Software ermöglicht es, jeden einzelnen Mitarbeiter einer Abteilung oder Kostenstelle zuzuordnen. Sogar unterschiedlichen Standorten bzw. Zweigstellen des Unternehmens lassen sich die Angestellten zuordnen. Das heißt, auch komplexere Unternehmensstrukturen können übersichtlich und geordnet dargestellt werden. Die Software ist somit für kleine und mittlere Unternehmen gleichermaßen geeignet.
Aber die digitale oder auch elektronische Personalakte bietet zumeist noch weitere Funktionen. Beispielsweise können die Mitarbeiter der Personalabteilung Daten Termine, z. B. Geburtstage oder Jubiläen eintragen und sich an diese erinnern lassen. Ebenso für lassen sich zukünftige Änderungen bereits im Vorfeld eintragen.
Die digitale Personalakte schafft freie Kapazitäten
Im Regelfall benötigt nicht nur eine einzelne Person Zugriff auf die Dokumente und Daten eines Angestellten oder Arbeiters. Steht beispielsweise eine Gehaltserhöhung an, lässt sich der Bereich, der zur Beurteilung des Mitarbeiters erforderlich ist, für bestimmte Personen zugänglich machen. Und letztlich hat auch der entsprechende Mitarbeiter jederzeit ein Recht auf Einblick in seine Personalakte, sei es nun in Papierform oder elektronisch.
Das Arbeiten mit Papier findet durch die Digitalisierung der Personaldaten größtenteils ein Ende. Ganz verhindern lässt sie sich natürlich nicht. Aber die Ablagearbeiten verringern sich, der Aktenschrank verkleinert sich massiv und die Suche nach Informationen wird erheblich verkürzt. Durch den Raum- und Zeitgewinn können Kapazitäten freigesetzt und entsprechend anders genutzt werden. Ebenso werden durch die Nutzung der digitalen Personalakte Druck- und Papierkosten gesenkt. Alles in allem kann die Software die administrativen Arbeitsabläufe verschlanken, dabei helfen, eine Kostenersparnis zu erzielen und somit dazu beitragen, den Gewinn zu steigern.
